In Deutschland bieten rund ein Drittel der Kommunen digitale Verwaltungsdienstleistungen -häufig unter dem Namen „Digitales Rathaus“ an. Diese Angebote sind jedoch oft auf eine einfache Sammlung von Fachverfahren gemäß dem Onlinezugangsgesetz (OZG) beschränkt. Diese enge Sichtweise vernachlässigt die komplexen Interaktionen zwischen Bürgern, Verwaltung und anderen Stakeholdern, z.B. in einem virtuellen Bürgerbüro, die für eine umfassende digitale Transformation der Kommunen notwendig sind.
Ein zentrales Problem ist die eingeschränkte Digitalisierung, die sich primär auf technische Prozesse konzentriert. Dadurch werden unstrukturierte Anliegen von Bürgern häufig nicht ausreichend berücksichtigt, und die menschliche Komponente der Verwaltung bleibt oft im Hintergrund. Die Diskussion um das digitale Rathaus muss daher auch die verschiedenen Stakeholder einbeziehen, darunter Verwaltungsmitarbeitende, Bürger, Unternehmen und kommunale Partner.
Ein wichtiger Aspekt der Digitalisierung in der Verwaltung ist die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung sowie mit externen Partnern. Moderne digitale Verwaltungsplattformen sollten eine ortsunabhängige Abdeckung verschiedener Kommunikationsformate bieten und eine menschenzentrierte Perspektive einnehmen. Zudem ist es entscheidend, dass die Systeme vertikale und horizontale Vernetzung ermöglichen, um den Austausch zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen zu fördern.
Technologische Aspekte spielen ebenfalls eine wesentliche Rolle. Die Konsolidierung digitaler Anwendungen ist notwendig, um die Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen und Überforderung durch zu viele unterschiedliche Systeme zu vermeiden. Intuitive Nutzungsoberflächen und die Integration neuer Technologien wie Künstliche Intelligenz können dazu beitragen, die Effizienz der Verwaltung zu steigern. Mit der geplanten Konsolidierung von Drittanwendungen auf einem persönlichen Schreibtisch entwickelt sich das auf der virtuellen Bürolösung ivCAMPUS beruhende digitale Verwaltungszentrum von ivicos zu einer echten Alternative zu Open Desk, das unter geringer Akzeptanz leidet und MS Teams, das wiederum aus Datenschutzperspektive sowie kommerziellen Überlegungen heraus problematisch ist.
Um die digitale Transformation erfolgreich voranzutreiben, ist eine begriffliche Neuausrichtung erforderlich. Die bisherigen Plattformen sollten als "(OZG-) Antragsportale" bezeichnet werden, während umfassendere Kommunikations- und Kollaborationsplattformen als "Digitales Verwaltungszentrum" fungieren sollten. Diese Neudefinition hilft, den Fokus auf die vielfältigen Aufgaben der öffentlichen Verwaltung zu lenken.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die kulturelle Transformation innerhalb der Verwaltung. Es gilt, attraktive sowie flexible Arbeitskonzepte und attraktive Arbeitsumgebungen zu entwickeln, um den Herausforderungen des Fachkräftemangels entgegenzuwirken. Ohne ortsunabhängige Zusammenarbeit wird es den Kommunen kaum gelingen, ausreichend Fachkräfte zu finden und an sich zu binden. Das auf ivCAMPUS basierende Digitale Verwaltungszentrum von ivicos leistet genau das: in einem vertrauten, räumlichen Konstrukt arbeitet die Verwaltung digital genauso zusammen wie früher im physischen Rathaus.
Die zukünftigen Herausforderungen der Digitalisierung in Kommunen sind vielfältig: Die öffentliche Verwaltung muss nicht nur den Fachkräftemangel bewältigen, sondern auch ihre Effizienz steigern und ihre Reaktionsgeschwindigkeit erhöhen. Ziel sollte es sein, eine bürgernahe digitale Verwaltung zu etablieren, die in der Lage ist, schnell auf Veränderungen zu reagieren und resilient gegenüber dynamischen Herausforderungen zu sein. Dazu gehört die Möglichkeit einer niederschwelligen digitalen Vorsprache von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen in einem digitalen Bürgerbüro, virtuellen Bürgerbüro oder einer digitalen Sprechstunde. Aber eben auch die ortsunabhängige Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung, zwischen Fachbereichen und über die Grenzen einzelner Kommunen hinweg – als virtuelle IKZ (oder IKZ online). All dies ist mit dem auf ivCAMPUS beruhenden Digitalen Verwaltungszentrum von ivicos problemlos möglich.
Ein ausführliche Betrachtung finden Sie in der 5-teiligen Beitragsserie „Das digitale Rathaus – ein Missverständnis?“ von Prof. Christian Schachtner und Dr. Thomas Lehr auf https://www.vdz.org/politik-strategie-governance/das-digitale-rathaus-ein-missverstaendnis
Informationen zu ivCAMPUS und dem digitalen Verwaltungszentrum finden Sie auf der Homepage von ivicos: https://www.ivicos.eu/de-public
