Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle bringen sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber viele Vorteile mit sich. Die erzwungene Umstellung auf Arbeit im Homeoffice hat jedoch auch viele Herausforderungen mit sich gebracht.
Eines der Hauptprobleme, mit denen sich Unternehmen konfrontiert sahen, als sie aufgrund der Pandemie zu einem Remote- oder Hybridarbeitsmodell übergingen, ist die zunehmende Anzahl an Meetings. Die Unternehmen und Mitarbeitenden empfanden dies als kontraproduktiv, da viele Arbeitsstunden für Kommunikation und Gemeinschaftszwecke aufgewendet werden mussten - für Dinge, die im physischen Büro einfach und natürlich “nebenher” liefen.
Die Arbeitnehmer sahen sich auch mit der Zoom-Müdigkeit konfrontiert, d. h. mit erhöhtem Arbeitsdruck bis hin zum Burnout im Zusammenhang mit der übermäßigen Nutzung von Videokonferenzplattformen.
Ein Manager, der durch das Büro geht, um die "Bürotemperatur" zu spüren und zu sehen, wie es seinem Team geht, Teammitglieder, die sich kurz im Kaffeeraum unterhalten, oder ein Mitarbeiter, der ein kleines Detail mit dem Vorgesetzten abklären muss - das sind Fälle von Mikrointeraktionen, die im physischen Büro wenig Aufwand erforderten.
In diesem Artikel werden wir die Gründe erörtern, warum Unternehmen eine erhöhte Anzahl von geplanten Meetings in der Remote-Arbeitsumgebung hatten, und was die Lösung ist, um diese zu reduzieren.
Die Probleme, die bei der Einführung eines remote oder eines hybriden Arbeitsmodells auftreten, werden nicht durch das Medium selbst verursacht, sondern vielmehr durch die Tools, die wir in diesem Medium verwenden. Als die Unternehmen einen raschen Wandel hin zu verteilter Arbeit vollziehen mussten, war das einzige Tool, das damals in Frage kam, die Videokonferenzsoftware.
Videokonferenzanwendungen wie Zoom oder Webex eignen sich jedoch nicht für die Arbeit an verteilten Standorten, so dass die Unternehmen ihre Arbeitsabläufe anpassen mussten, um diese Einschränkungen zu überwinden. Diese Anwendungen waren für Videoanrufe gedacht, und das ist auch der Hauptzweck, den sie erfüllen.
Wenn Unternehmen jedoch Videokonferenzanwendungen für die verteilte Arbeit nutzen, stoßen sie aus folgenden Gründen auf Einschränkungen.
Die spontanen Interaktionen, die wir im physischen Büro hatten, waren für uns selbstverständlich. Als wir jedoch in die Lage versetzt wurden, per Videoanrufe aus der Ferne zu arbeiten, konnten wir klar erkennen, dass sich das Team unbeteiligt, demotiviert und unkreativ fühlt, wenn diese Mikrointeraktionen am Arbeitsplatz nicht stattfinden.
Den Videokonferenz-Apps fehlen die Werkzeuge für spontane Interaktionen, da sie für geplante Meetings gedacht sind. Alles muss geplant werden, und das untergräbt die Kreativität der Teams, das Gemeinschaftsgefühl und den Arbeitsablauf. Niemand kann sich darauf einstellen, dass er zu einer bestimmten Zeit kreativ und energiegeladen ist.
Wenn ein Teammitglied eine großartige Idee hat, muss es diese so schnell wie möglich mit seinem Team besprechen, um aus dem Kreativitätsschub Kapital zu schlagen und "Magie" zu erzeugen. Wenn sie bis zum nächsten Tag um 16:00 Uhr warten müssen, werden sie höchstwahrscheinlich viele ihrer Ideen und Energie verlieren.
Und da großartige Arbeit aus Teamarbeit entsteht, mindert der Mangel an spontanen Interaktionen die Qualität und Quantität der gemeinsamen Arbeit erheblich.
Ein weiteres Problem, das sich aus der Fernarbeit mit Videokonferenz-Apps ergibt, ist das geringere Gemeinschaftsgefühl. Die Unternehmen versuchten zwar, die Abwesenheit des Teams zu kompensieren, indem sie noch mehr Meetings (mit sozialem Zweck) ansetzten, doch soziale Interaktion funktioniert nicht “auf Knopfdruck” sondern benötigt eben bestimmte, eher spontane Elemente und Settings, die mit Videokonferenzen nicht darstellbar sind.
Das Gemeinschaftsgefühl ist ein großer Motivator und eine große Stütze für Teams und Mitarbeitende. Die Menschen müssen das Gefühl haben, Teil von etwas zu sein, das größer ist als sie selbst. Gleichzeitig müssen die Arbeitnehmenden sehen, dass andere hart arbeiten, um motiviert zu sein, und sie müssen das Gefühl haben, dass sie gesehen und für ihre Arbeit anerkannt werden. Das Gefühl der Gemeinschaft ist der Motor der Unternehmen.
Ohne diesen Motor haben wir unabhängige Individuen, die zwar versuchen, in geplanten Treffen zusammenzuarbeiten, aber gefühlt die meiste Zeit allein arbeiten.
Egal, wie sehr wir versuchen, unsere Arbeitsanforderungen mit der begrenzten Technologie von Videokonferenz-Apps anzupassen, diese Beziehung wird nicht funktionieren. Denn ein Fern- und Hybrid-Arbeitsmodell benötigt spezifische Funktionen, die Apps wie Zoom einfach nicht bieten
Da die hybride Arbeitsweise nicht mehr wegzudenken ist, müssen wir eine Lösung finden, die die Vorteile eines physischen Büros mit der Flexibilität von Remote-Arbeit kombiniert. Die wichtigste Aufgabe besteht darin, ein Gleichgewicht zu finden zwischen den Vorteilen eines traditionellen Büros, in dem die Menschen zusammenarbeiten, miteinander reden und Kontakte knüpfen sowie Ideen einbringen können, und den Vorteilen der Fernarbeit und des internationalen Talentpools.
Virtuelle Büros haben sich auch als eine Lösung erwiesen, um die Anzahl der geplanten Meetings in einer entfernten und hybriden Arbeitsumgebung zu reduzieren. Hier sind die Gründe dafür.
Eine virtuelle Büroplattform ermöglicht es den Teammitgliedern, während des Arbeitstages spontan miteinander zu kommunizieren. Dies ist unerlässlich, um das Gemeinschaftsgefühl und die Teamarbeit zwischen den Mitarbeitern zu fördern. Es ist auch viel effizienter, als zu versuchen, alles über geplante Sitzungen zu kommunizieren.
Wenn jemand eine Frage hat, kann er schnell einen Kollegen fragen. Auf dem ivCAMPUS kann man bei jemandem anklopfen und ein kurzes Gespräch führen oder ihm eine Nachricht schicken, und schon hat man die Antwort, nach der man gesucht hat.
Spontaneität ist ein so wichtiges Element der kollektiven Arbeit. Sie fördert die Kreativität und das Gemeinschaftsgefühl, das man bei der Arbeit in einem Team bekommt. Und das ist einer der Hauptgründe, warum eine virtuelle Büroplattform eine viel bessere Alternative zu Videokonferenz-Apps wie Zoom, Microsoft Teams oder Webex ist.
Die sprichwörtlichen "Watercooler-Momente" finden auch im virtuellen Büro statt, mit Videokonferenz-Apps ist das nicht möglich.
Diese Momente sind wichtig, damit die Mitarbeiter miteinander in Verbindung bleiben und das Gefühl haben, Teil von etwas Größerem als sich selbst zu sein. Mikrointeraktionen spielen eine wichtige Rolle für die Kreativität, denn großartige Arbeit findet in spontanen Interaktionen statt.
Virtuelle Büroplattformen wie ivCAMPUS bieten den Raum für "Watercooler-Momente", in denen sich Teams bei einer Tasse Kaffee zusammenfinden und alles besprechen können, was mit ihrer Arbeit und ihrem Leben zu tun hat. Bei ivCAMPUS können die Teammitglieder sehen, wer sich im Kaffeeraum befindet, und sich zu ihnen gesellen, um einen kurzen Plausch zu halten.
Auf diese Weise kann sich das Team zusammenschließen und sich miteinander verbunden fühlen, so wie es auch im physischen Büro der Fall wäre. Diese Mikrointeraktionen im virtuellen Büro sind von grundlegender Bedeutung, um die Umstellung auf hybrides Arbeiten effizient und intuitiv zu gestalten.
Es ist sehr motivierend, ins Büro zu kommen und seine Kollegen arbeiten zu sehen. Es erleichterte auch die Arbeit von Managern, die leicht sehen konnten, wer gerade woran arbeiten und bspw. noch Rückfragen hat.
Aus diesem Grund bringen virtuelle Büros die ständige Präsenz zurück an den Arbeitsplatz, und damit meinen wir nicht, dass man ständig mit seiner Webcam verbunden sein muss. Durch die Verbindung an einem virtuellen Ort und die ständige Anwesenheit fühlt sich die Arbeit wieder eine Teamleistung an. Sie können Ihre Kollegen bei der Arbeit sehen, bei Besprechungen oder auch wenn sie z.B. während der Mittagspause nicht erreichbar sind.
All das ist auf ivCAMPUS möglich. Ein kurzer Blick auf die linke Seite zeigt, wer im Büro anwesend ist, ob sie verfügbar sind oder nicht und ob sie sich in einem bestimmten Raum befinden und eine Besprechung abhalten oder miteinander sprechen.
Ein erfolgreiches hybrides Arbeitsmodell erfordert eine angemessene technische Plattform. Aktuelle Tools, insbesondere Videokonferenzlösungen, reichen nicht aus, um nachhaltige hybride Arbeitsmodelle zu realisieren.
ivCAMPUS kombiniert die Vorteile von physischen Büros mit denen der Remote-Zusammenarbeit. Wir haben die Interaktionen im Büro digitalisiert, damit die Menschen intuitiv zusammenarbeiten, Kontakte knüpfen und Teil der Unternehmenskultur werden können, so wie sie es in einem echten Büro tun würden. Und das alles auf einer immersiven Plattform, auf die sie von jedem beliebigen Ort aus zugreifen können.
Hier sind die Gründe, warum ivCAMPUS eine Alternative zu Zoom & CO ist, die genutzt werden kann, um geplante Meetings zu reduzieren.
Mit ivCAMPUS ist es einfach, ein Meeting zu erstellen und daran teilzunehmen
ivCAMPUS ist spontan
ivCAMPUS fördert die Kommunikation
ivCAMPUS erfordert keine Installation einer Software
ivCAMPUS ist vollständig an das Corporate Design und die Organisationsstrukturen anpassbar
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