Auch in der öffentlichen Verwaltung führt an Homeoffice und mobilem Arbeiten kein Weg mehr vorbei. Die Zukunft der Arbeit in der öffentlichen Verwaltung wird von flexiblen, hybriden Arbeitsformen geprägt sein. Der Wunsch nach flexiblen Arbeitsformen macht vor der öffentlichen Verwaltung nicht halt. Gerade im Hinblick auf die Alterspyramide der Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung und den zunehmenden Fachkräftemangel stellen sich hier wichtige Herausforderungen.Nicht nur die Beschäftigten der öffentlichen Verwaltung wollen die Freiheit haben, von ihrem Arbeitsplatz aus zu arbeiten und ihr Berufs- und Privatleben besser zu vereinbaren. Auch ein zunehmend größer werdender Anteil der Bevölkerung möchte einen zeitgemäßen Zugang zu den Dienstleistungen der öffentlichen Verwaltung.Im Zusammenhang mit der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung stellen sich jedoch folgende Fragen:
Wie werden sich die menschlichen Rollen und Beziehungen nach der Digitalisierung verändern?
Was wird sich für die Beschäftigten in der Verwaltung ändern?
Wollen die Bürgerinnen und Bürger ausschließlich über Formulare mit der Verwaltung interagieren? Welche Veränderungen wird die Digitalisierung für die Entscheidungsträger im öffentlichen Sektor mit sich bringen?
Wie stellen wir auf dem Weg in die Zukunft der hybriden Arbeit sicher, dass die von uns eingesetzte Technologie menschenzentriert ist und die Bindung zwischen Mitarbeitern und Bürgern aufrechterhält?
Wo überschreiten wir die Grenze zwischen Digitalisierung und menschlicher Interaktion?
Die Diskussion zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung fokussiert sich aktuell sehr auf die Mensch-zu-Maschine-Interaktion (Nutzung von OGZ-Diensten). Die Digitalisierung der Verwaltung bringt jedoch weitergehende Herausforderungen für die unterschiedlichen Beteiligten- (Stakeholder-) Gruppen mit sich, die sich auch in der Frage zur Digitalisierung von Mensch-zu-Mensch-Interaktionen manifestieren.
Die Beschäftigten des öffentlichen Sektors werden von den Vorteilen hybrider Arbeitsmodelle profitieren, die ihnen eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben und mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihres Lebens ermöglicht. Die Schwierigkeit wird darin bestehen, die zwischenmenschlichen Beziehungen zwischen den Kollegen, aber auch zwischen den Mitarbeitern und den Bürgern, die sich an sie wenden, zu erhalten.Auch wenn die Bürgerinnen und Bürger die meisten Aufgaben selbst digital erledigen werden, werden sie dennoch auf menschliche Hilfe angewiesen sein, wenn sie bei der Erledigung ihrer Verwaltungsaufgaben auf Probleme stoßen. Dies gilt umso mehr, wenn die Menschen, die diese Dienste in Anspruch nehmen, keine “digital natives” sind. In diesem Sinne stehen wir vor einem massiven Rollenwechsel, denn die heutigen Sachbearbeiter werden zu “Coaches”, die die Bürger bei der Nutzung digitaler OZG-Dienste unterstützen.Die technische Herausforderung besteht darin, eine sichere, GDPR-konforme Lösung zu finden, die es den Mitarbeitern nicht nur ermöglicht, über Distanz zusammenzuarbeiten und den Teamgeist aufrechtzuerhalten, sondern ihnen auch erlaubt, die Bürger beim Zugang zu ihren Diensten richtig zu unterstützen.
Die Nutzung von OZG vom heimischen Sofa bietet unbestreitbare Vorteile. Keine Termine mehr auf dem Amt oder lange Wartezeiten... Die Zukunft sieht also effizient aus. Allerdings können nicht alle Verwaltungsaufgaben zu 100% digitalisiert werden: manche Fachverfahren wie z.B. ein Bauantrag erfordern Abstimmungen zwischen unterschiedlichen Beteiligten. Auch diese Dinge müssen nicht als vor-Ort-Termin stattfinden.
Vor allem aber muss es eine Möglichkeit geben, Unterstützung durch einen “echten Menschen” zu erhalten, wenn der Bürger in einem OZG-Dienst mal nicht weiterkommt. Schließlich sind nicht alle Bürger so digital affin, dass sie sofort alle angebotenen OZG-Dienste problemlos nutzen können. Die Nutzer müssen mit der Entwicklung der digitalen Angebot “mitwachsen”.
Die Medienbruch-freie digitale End-to-End-Abwicklung von OZG-Diensten bleibt also eine Herausforderung und wird auch in Zukunft Mensch-zu-Mensch-Interaktionen beinhalten.
Auf der anderen Seite bieten sich den Bürgern neue Möglichkeiten der Beteiligung an der kommunalen Entwicklung. Von der digitalen Teilnahme an Gremiensitzungen über Beteiligungsveranstaltungen oder anderen kommunalen Angeboten gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, wie digital affine Bürger sich am Handeln der Kommune beteiligen können. Und eben auch entsprechende digitale Beteiligungsmöglichkeiten erwarten.
Manager werden vor einer neuen Aufgabe stehen: Sie müssen ein geeignetes hybrides Arbeitsmodell für ihre Organisation schaffen und ihren Teams helfen, sich darauf einzustellen. Die Schaffung flexibler Arbeitsmodelle für ihre Mitarbeiter ist für die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit unerlässlich, und die Zusammenarbeit aus der Ferne sollte genauso intuitiv, effizient und einfach sein wie im physischen Büro.Die Herausforderung flexibler Arbeitesmodelle besteht nicht nur darin, effiziente Arbeitsprozesse zu entwerfen (”Wie wollen wir in Zukunft ortsunabhängig zusammenarbeiten?”) sondern auch darin, das Gemeinschaftsgefühl und die Verbundenheit zu erhalten, die die Mitarbeiter bei der Arbeit vor Ort in hatten.Die gleiche Herausforderung stellt sich für Gemeinderäte und die Arbeit von Ausschüssen. Ohne digitale Angebote wird es schwierig werden, auch für jüngere Generationen die Beteiligung an der kommunalen Entwicklung zu gewinnen. Gleichzeitig wird die Digitalisierung neue Horizonte eröffnen, da die kommunale Entwicklung nicht mehr durch den physischen Raum begrenzt ist. Lokale Akteure können schnell und effizient in Netzwerken organisiert werden - dies bietet ganz neue Chancen für die Bewältigung aktueller Herausforderungen, z.B. in der Unterbringung von Flüchtlingen oder der Reaktion auf z.B. Krisen wie aktuell in der Ukraine.
Vielen der geschilderten Herausforderungen lässt sich durch eine Virtualisierung von Verwaltungen begegnen. Egal ob Rathaus, Kreisbehörde oder öffentliche Anstalt oder Institution - mit der virtuellen Bürolösung ivCAMPUS wird, interne Zusammenarbeit, Kontakt zum Bürger und Vernetzung der Region auf ein neues Level gehoben.
ivCAMPUS ist eine virtuelle Bürolösung, die tägliche Zusammenarbeit, Besprechungen, kollegiale Unterstützung und soziale Interaktion für den öffentlichen Sektor ermöglicht, mit immersiven Funktionen und ständiger Präsenz, um vertrauensbasierte Arbeit zu fördern.
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Die Mitarbeiter verbringen ihre Zeit auf ivCAMPUS wie in einem realen Büro. Sie melden sich morgens im Büro an, tauschen bei Bedarf Informationen mit Kollegen aus, lösen Fälle schnell und verbringen ihren Arbeitstag als Teil einer Gemeinschaft. Keine Isolation zu Hause, auch wenn sie von zu Hause aus arbeiten.
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